海南热带海洋学院实验室档案管理办法(试行)RHD04JX026
来源:实验室管理中心  发布时间:2019年09月05日

海南热带海洋学院实验室档案工作规范

(征求意见稿)

 

第一条  为了加强我校实验室档案工作,实现实验室档案管理的规范化、制度化、科学化,充分发挥实验室档案在实验室工作中的重要作用,根据《中华人民共和国档案法》、教育部2008年9月发布实施的《高等学校档案管理办法》及我校有关档案管理的规章制度等文件精神,特制定本规范。

第二条  实验室档案是学校实验室建设的重要内容。实验室档案的归档内容是在实验室工作中直接形成的具有保存价值的管理性、工作过程性、技术性文件材料,以及其它各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  各二级学院/实验中心应重视实验室档案工作,加强对实验室档案工作的领导和管理,及时、客观、准确、科学地收集、整理实验室档案。

第四条  学校实验室管理中心归口主管实验室档案工作,对实验室档案工作进行监督、检查和指导。学校档案馆协助业务指导和咨询服务,各二级学院具体负责本单位的实验室档案工作。

第五条  各实验中心主任主管本单位的实验室档案工作,对本单位的实验室档案工作实行领导、组织、监督和指导,各实验室均应设置档案管理员负责实验室档案工作,档案管理员由实验技术人员兼任。

第六条  以教学实验室及正式建制的科研实验室为单位进行实验室档案的收集、整理、保管及提供利用。

第七条  实验室文件材料的归档范围

(一)实验室建设类

1. 实验室名称和编号,批准建制文件(含实验室建立、撤销、合并、调整等)。

2. 学校有关实验室发展建设与改革等文件,实验室的建设规划、年度建设计划、建设方案,实验室建设任务书、建设实施检查书、建设验收书、实验室建设过程中的调整申请及审批文件,实验室建设专家论证意见,实验室建设验收专家意见等。

3. 实验室现有总面积及每年增减和维修、改建的情况。

(二)实验室管理类

1. 每个统计年度上报教育部的实验室信息统计数据报表。

2. 实验室经费

各类经费申请报告、经费项目立项书、经费启用批准文件,经费使用记录表等。

3. 实验室工作人员

实验室主任、实验教师、实验技术人员及技术工人的任命、聘任、调动文件;实验室工作人员一览表、实验室工作人员信息表;实验室工作人员考核记录。

4. 实验室检查、评比获奖、评估文件、结论材料等。

5. 仪器设备及低值耐用品

仪器设备的明细账册、新增仪器设备明细账册,大型精密贵重仪器设备明细账册、新增大型精密贵重仪器设备明细账册;报废仪器设备明细账册;仪器设备增减变动情况统计表;仪器设备采购申请表、招投标文件、采购合同、调试验收报告、入库单;仪器设备使用说明书、合格证、装箱单等;仪器设备维修单、报废单;大型精密贵重仪器设备的使用记录、维修记录,重要测试样品的数据分析记录;仪器设备的技术改造、功能开发资料,自制仪器设备资料。低值耐用品明细账册,低值耐用品采购计划、招投标文件、采购合同、验收报告、入库单等。

6. 低值易耗品及消耗材料明细账册、学期消耗记录,低值易耗品及消耗材料采购计划、招投标文件、采购合同、验收报告、入库单等。

7. 实验室环境与安全

实验室房舍布局图纸,水、电、气布置图及技术资料,特殊技术安全设施图及技术资料;实验室改造修缮方案,施工项目表,施工图纸,施工合同,施工项目调整证明材料,竣工验收材料,工程竣工图等。化学危险品购买、领取、使用及废液处理记录。

8. 会议报告、讲稿、会议纪要、总结等。

(三)实验室运行类

实验室在培养人才、教学、科研中取得的成果,目前具有的水平,编写实验教材的情况及实验教学的改革进程与展望,实验室的投资与效益、特色及评价。

1. 实验教学

实验课程教学大纲、实验教材或实验指导书、实验项目卡片,新开实验的报告、更新实验的改造报告,实验教学任务书、学期实验课程安排表,实验报告,实验课考试题目、学生试卷、实验成绩单等。

2. 科学研究、技术开发和生产试验

项目申报书、立项书、合同、协议,测试结果材料,结题验收鉴定材料、项目成果材料;科技成果奖申报材料、获奖批准文件、获奖证书,专利申报材料、批准文件等。

3. 实验教学改革及实验技术研究

项目申报书、立项书、批准文件,中期检查材料,结题验收鉴定材料、项目成果材料;实验教学及实验技术成果奖申报材料、获奖批准文件、获奖证书等。

4. 实验室面向本、专科生开放

实验室开放记录,项目立项材料、实施记录、结题验收鉴定材料,项目成果材料、获奖材料。

5. 实验室运行记录本、工作日志等。

(四)规章制度类

国家、省部委、学院及实验室发布的各类法规、规章制度。

(五)其它材料

提词、参观记录、检查记录;实验室人员所参加的重要会议的通知;实验室所承办会议的通知、总结及会议成果材料。

第八条  归档的文件材料包括纸质、照(胶)片、录像(录音)带、光盘等各种载体形式。

第九条  各类别的实验室档案材料均应完整、准确、系统。档案材料一般情况下应为原件,特殊情况下也可使用复制件;档案材料应质地优良、书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。

第十条  档案材料的立卷和上报,按照由实验分室到各实验中心,再到实验室管理中心的顺序,逐级进行。立卷人应按文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷,编排页号或件号,填写卷内目录,交本实验(室)中心档案管理员检查,并经实验室中心主任、负责人审查通过后,向上一级实验室管理移交,最后存入学校档案室。

第十一条  档案室应根据第七条所列大类,按档案材料的形成时间、形成实验室、载体形式等,对档案材料进行了分门别类的细化整理,使档案材料的分类系统化、条理化、科学化。

第十二条  档案材料应以一学年为周期,于每年的7月份半个月内进行归档,并向上移交。

第十三条  第七条所列文件材料凡列入学校档案室收存范围的,应按规定归入学校档案馆。

第十四条  实验中心档案室应对档案进行编号和排列。

第十五条  实验中心档案室应采取必要的措施,保护实验室档案的完整与安全,防止档案的损坏、遗失和混乱。

第十六条  本规范自发布之日起施行,由实验室管理中心负责解释。

第十七条  各实验中心(室)可根据本规定制定实施细则。

 

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